Wohnungsübergabe
Das Übergabeprotokoll zum Ausfüllen – Zählerstände, Zustand, Schlüssel und Mängel lückenlos festhalten
3 Min. Lesezeit
Aktualisiert August 2026 Wohnungsübergabe – mit Protokoll auf der sicheren Seite
Ob Einzug oder Auszug: Die Wohnungsübergabe entscheidet darüber, ob die Kaution reibungslos zurückkommt – oder ob es Streit gibt. Der Schlüssel ist ein sauberes Übergabeprotokoll. Füllen Sie es hier direkt aus (Ihre Eingaben bleiben im Browser gespeichert) – oder laden Sie das gebrandete PDF herunter und tragen Sie alles vor Ort handschriftlich ein.
Das Wichtigste in Kürze
- Immer ein Übergabeprotokoll erstellen – beim Einzug und beim Auszug.
- Zählerstände mit Nummer notieren, Mängel mit Fotos dokumentieren.
- Das Protokoll ist das zentrale Beweismittel für die Kautionsrückzahlung.
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1. Eckdaten
2. Zählerstände
3. Zustand der Wohnung
In OrdnungMangel- Wände & Decken (Risse, Flecken, Schimmel)
- Böden und Bodenbeläge
- Fenster & Türen (Funktion, Dichtungen, Schlösser)
- Sanitär: WC, Waschbecken, Dusche/Wanne, Armaturen
- Küche und ggf. Einbaugeräte
- Heizkörper & Thermostate
- Elektrik: Steckdosen, Schalter, Lampen
4. Übergebene Schlüssel (Anzahl)
5. Mängel & Bemerkungen
Die Unterschriften von Vermieter/in und Mieter/in leisten Sie auf dem ausgedruckten Wohnungsübergabe-Protokoll (PDF).
Warum ein Übergabeprotokoll so wichtig ist
Das Übergabeprotokoll ist das zentrale Beweismittel für den Zustand der Wohnung. Kommt es später zum Streit – etwa über einen Kratzer im Parkett oder einen Wasserfleck – zählt, was bei der Übergabe dokumentiert wurde. Vor allem für die Rückzahlung der Kaution ist es entscheidend: Ohne Protokoll steht Aussage gegen Aussage. Beide Seiten sollten das Protokoll gemeinsam ausfüllen und unterschreiben.
Fotografieren Sie jeden Mangel mit Datum und legen Sie die Fotos dem Protokoll bei. Notieren Sie bei den Zählern immer Zählernummer und Stand – das beugt Streit bei der Nebenkostenabrechnung vor.
Eine gute Übergabe dauert eine halbe Stunde länger – und erspart beiden Seiten oft wochenlangen Ärger um die Kaution.
Die wichtigsten Fristen rund um die Übergabe
| Was | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Ersatzansprüche des Vermieters wegen Schäden | verjähren 6 Monate nach Rückgabe | § 548 BGB |
| Rückzahlung der Kaution | nach angemessener Prüffrist, je nach Fall bis ca. 6 Monate | Rechtsprechung zu § 551 BGB |
| Ummeldung des Wohnsitzes | innerhalb von 2 Wochen nach Einzug | § 17 BMG |
| Zählerstände an die Versorger melden | möglichst am Übergabetag | – |
Übergabe in Hamm: Zähler, Bürgeramt & Co.
Für alle, die in Hamm ein- oder ausziehen, gehören zur Übergabe zwei Behördengänge dazu: Die Zählerstände aus dem Protokoll melden Sie den Stadtwerken Hamm bequem über das Online-Service-Center oder die Zählerstands-App der Stadtwerke – so ist die Schlussrechnung der alten und die Anmeldung der neuen Wohnung sauber getrennt. Und die Ummeldung beim Bürgeramt muss binnen zwei Wochen erfolgen – in Hamm in jedem Bürgeramt unabhängig vom Stadtbezirk oder online über das Serviceportal der Stadt. Dafür verlangt das Meldegesetz die Wohnungsgeberbestätigung des Vermieters (§ 19 BMG) – die passende Vorlage bieten wir ebenfalls zum Download an.
Wir begleiten Ihre Übergabe
Als Ihr Immobilienmakler in Hamm wickeln wir Wohnungsübergaben strukturiert, neutral und vollständig dokumentiert ab – für Vermieter wie für Mieter. So ist die Kautionsabwicklung von Anfang an transparent.
Sprechen Sie uns an – oder lesen Sie, worauf es bei den Nebenkosten und den Kündigungsfristen ankommt.
Quellen & Rechtsgrundlagen
- § 538 BGB – Abnutzung durch vertragsgemäßen Gebrauch
- § 546 BGB – Rückgabepflicht des Mieters
- § 548 BGB – Verjährung der Ersatzansprüche
- § 551 BGB – Mietsicherheit (Kaution)
- § 17 BMG – Meldepflicht bei Wohnungswechsel
- § 19 BMG – Mitwirkung des Wohnungsgebers
Stand: August 2026. Dieser Beitrag bietet eine allgemeine Orientierung und ersetzt keine individuelle Rechtsberatung.
Häufige Fragen
Was gehört in ein Übergabeprotokoll?
In ein vollständiges Übergabeprotokoll gehören: die abgelesenen Zählerstände (Strom, Gas, Wasser, Heizung) mit Zählernummer, der Zustand aller Räume, vorhandene Mängel (idealerweise mit Fotos), die Anzahl der übergebenen Schlüssel sowie Datum und Unterschrift beider Parteien.
Warum ist das Übergabeprotokoll so wichtig?
Es ist das zentrale Beweismittel für den Zustand der Wohnung bei der Übergabe. Bei Streit über Schäden oder die Rückzahlung der Kaution zählt, was im Protokoll dokumentiert wurde. Ohne Protokoll steht oft Aussage gegen Aussage.
Gilt das Protokoll für Einzug und Auszug?
Ja. Beim Einzug hält das Protokoll den Ausgangszustand fest, beim Auszug wird mit diesem Stand verglichen. Beide Male sollten Mieter und Vermieter dieselben Punkte gemeinsam durchgehen.
Muss ich die Zählerstände festhalten?
Unbedingt. Die Zählerstände zum Übergabezeitpunkt sind die Grundlage für eine korrekte Nebenkostenabrechnung und vermeiden spätere Unstimmigkeiten – notieren Sie immer Zählernummer und Stand.
Was zählt als normale Abnutzung – und was als Schaden?
Gebrauchsspuren durch vertragsgemäßes Wohnen – etwa leichte Laufspuren im Teppich, Dübellöcher in üblicher Zahl oder abgegriffene Türklinken – gehen zulasten des Vermieters (§ 538 BGB). Echte Schäden wie Brandflecken, tiefe Kratzer im Parkett oder Schimmel durch falsches Lüften muss der Verursacher ersetzen.
Wie lange kann der Vermieter Schäden geltend machen?
Ersatzansprüche des Vermieters wegen Veränderungen oder Verschlechterungen der Wohnung verjähren sechs Monate nach der Rückgabe (§ 548 BGB). Deshalb ist das Übergabedatum im Protokoll so wichtig – mit ihm beginnt die Frist.
Muss ich beim Auszug renovieren?
Das hängt vom Mietvertrag ab. Viele ältere Klauseln mit starren Fristen („alle 3 Jahre streichen“) sind nach der BGH-Rechtsprechung unwirksam – dann muss gar nicht renoviert werden. Pauschal lässt sich das nicht beantworten; im Zweifel die konkrete Klausel prüfen lassen.
Was bedeutet „besenrein“?
Die Wohnung muss leergeräumt und grob gereinigt übergeben werden: ausgefegt, ohne Müll und persönliche Gegenstände. Eine Grundreinigung oder gar Renovierung gehört nicht dazu, sofern der Vertrag nichts Wirksames anderes regelt.
Was tun, wenn die Gegenseite nicht zur Übergabe erscheint?
Termin schriftlich mit Frist bestätigen und beim zweiten Anlauf einen Zeugen mitnehmen. Erscheint der Vermieter erneut nicht, dokumentieren Sie den Zustand mit Fotos und Zeugen und übergeben die Schlüssel nachweisbar – etwa persönlich mit Empfangsbestätigung.
Gilt das Protokoll auch, wenn nur eine Seite unterschreibt?
Ein einseitig erstelltes Protokoll ist deutlich schwächer – es dokumentiert nur Ihre Sicht. Streben Sie immer die gemeinsame Unterschrift an; zusätzlich helfen datierte Fotos und ein neutraler Zeuge bei der Übergabe.
Warum Vermieter & Mieter mit uns auf der sicheren Seite sind
Strukturiert. Dokumentiert. Fair.
Die meisten Streitigkeiten bei der Kaution entstehen aus einer schlecht dokumentierten Übergabe. Wir wickeln Übergaben routiniert und neutral ab.
Lückenlose Übergabe
Wir gehen die Wohnung strukturiert durch und halten Zustand, Zählerstände und Schlüssel sauber fest – damit es später keinen Streit gibt.
Faire Kautionsabwicklung
Ein vollständiges Protokoll schützt beide Seiten und macht die Rückzahlung der Kaution transparent und nachvollziehbar.
Erfahrung vor Ort
Als Immobilienmakler in Hamm übernehmen wir Übergaben routiniert, neutral und mit Blick fürs Detail.
